Cum organizezi si gestionezi activitatile si fluxurile de lucru din compania ta

Abordarea pe baza de proces in contextul sistemului de management al calitatii

Cum organizezi si gestionezi activitatile si fluxurile de lucru din compania ta

Orice organizatie care doreste sa implementeze un sistem de management al calitatii trebuie sa respecte o abordare pe baza de procese. Abordarea orientata spre procese este o strategie de management. Abordarea pe baza de proces poate fi aplicata in orice organizatie si in orice sistem de management indiferent de tipul, marimea sau complexitatea sa. Cand managerii folosesc o abordare orientata spre procese, acest lucru inseamna ca ei administreaza procesele care alcatuiesc organizatia lor, interactiunile dintre aceste procese, ca si intrarile si iesirile care unesc aceste procese.

Ce este un proces: intrarile/iesirile

Toate organizatiile folosesc procese pentru a-si atinge obiectivele.

Pe scurt, un proces foloseste intrari pentru a genera iesiri. Conform ISO 9000: 2015, un proces reprezinta o serie de activitati intercorelate sau in interactiune care folosesc resurse pentru a transforma intrarile in iesiri. ​

Un sistem exista ori de cate ori mai multe procese sunt interconectate prin folosirea unor astfel de relatii intre intrari si iesiri.

Un proces de management al calitatii poate fi transpus intr-o diagrama asemanatoare celei de mai jos. Aceasta arata mai multe procese interconectate. Toate aceste procese interconectate alcatuiesc un sistem de management al calitatii (SMC).

Cea mai buna solutie de a intelege aceasta definitie este aceea de a utiliza cateva exemple de astfel de procese: proces de aprovizionare, de livrare, de mentenanta, de instruire, de asamblare, de comunicare, de furnizare de servicii, procesul managementului calitatii, managementul resurselor, al relatiilor cu clientii etc.

Procesele sunt interconectate deoarece iesirea dintr-un proces devine intrare intr-un alt proces. Procesele sunt dependente unele de altele prin mijloacele unor astfel de relatii intre intrari si iesiri.

Intrarile/iesirile pot fi grupate in patru categorii generale: produse, servicii, resurse si informatii.

Resursele pot include oameni, bani, provizii sau energie, iar intrarile si iesirile informationale pot include atat elemente tangibile, cat si intangibile. Intrarile si iesirile informationale includ elemente tangibile ca: documente, acte sau rapoarte, dar si elemente intangibile ca: decizii, instructiuni, autorizatii, asteptari, cerinte, plangeri, comentarii, reactii, masuratori, planuri, idei, solutii si propuneri.

Modul in care sunt definite procesele in cadrul unei organizatii este la latitudinea acesteia. De exemplu, mai multe procese aflate intr-o succesiune pot fi grupate intr-un proces mai mare, in timp ce un proces poate fi divizat in procese mai mici, in functie de deciziile organizatiei. Lista de procese a organizatiilor voastre va diferi substantial de la o organizatie la alta, in functie de strategia adoptata.

In ce consta abordarea bazata pe procese

Abordarea bazata pe proces este o strategie de management prin care se organizeaza si gestioneaza activitatile de business pentru a crea valoare pentru client si alte parti interesate.

Abordarea pe baza de proces include stabilirea proceselor organizatiei pentru a opera ca un sistem integrat si complet. Abordarea bazata pe proces presupune ca managerii sa gestioneze si sa controleze procesele care alcatuiesc organizatia, interactiunile dintre aceste procese, precum si elemenetele de intrare si de iesire care leaga aceste procese, creand in acest mod un sistem de procese, evidentiat prin reteaua de procese din cadrul organizatiei voastre.

Atunci cand abordarea bazata pe proces este aplicata managementului calitatii, aceasta abordare conduce la un sistem de management al calitatii bazat pe proces.

Care sunt beneficiile acestei abordari

Abordarea bazata pe proces:

•    Permite concentrarea pe integrarea, alinierea si conexiunea efectiva a proceselor cu obiectivele si tintele planificate

•    Permite, de asemenea, concentrarea organizatiei pe imbunatatirea eficacitatii si eficientei proceselor

•    Faciliteaza performanta care, la randul ei, furnizeaza incredere clientului cu privire la capacitatea organizatie de a oferi calitate

•    Promoveaza un flux de operatii transparent si constant in cadrul organizatiei

•    Contribuie la scaderea costurilor si scurtarea ciclurilor operationale prin utilizarea eficienta a resurselor

•    Permite interesul centrat pe imbunatatirea rezultatelor proceselor si generarea de rezultate imbunatatite in mod consecvent si predictibil

•    Faciliteaza implicarea, definirea clara a responsabilitatilor si autoritatilor angajatilor

Care este diferenta intre abordarea bazata pe proces si abordarea departamentala

Organizatiile sunt structurate ierarhic, pe departamente functionale. Aceste departamente, de cele mai multe ori, sunt conduse pe verticala, responsabilitatile pentru obtinerea rezultatelor planificate fiind impartite intre unitatile functionale. In acest caz, clientul final sau, eventual, o alta parte interesata, nu sunt intotdeauna vizibili tuturor celor implicati in activitatile organizatiei iar problemelor care apar la interfata dintre departamente li se aloca o prioritate mult mai scazuta decat obiectivelor pe termen scurt ale respectivelor departamente.

Acest lucru conduce la imbunatatiri scazute sau chiar la lipsa acestor imbunatatiri asociate direct cu clientul final, deoarece actiunile de imbunatatire sunt, in mod uzual, concentrate pe beneficiul local asociat functiilor de la nivelul departamentului si nu pe beneficiul global al organizatiei.    

Abordarea bazata pe proces introduce un management orizontal al activitatilor, prin eliminarea barierelor dintre diferitele departamente si efortul colectiv se concentreaza asupra obiectivelor majore ale organizatiei.

Bibliografie:

•    SR EN ISO 9000:2015 - Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular

•    SR EN ISO 9001:2015 – Sisteme de management al calitatii. Cerinte

•    http://askartsolutions.com/iso-9001-process-approach-2.html